5 dicas para reuniões mais eficazes de Projetos

Aqui estão cinco dicas que você deve seguir para garantir reuniões de Projetos mais eficazes, prestativas, e que possam transmitir a informação adequada para permanecer no caminho certo e na hora certa.

Hoje vamos olhar para cinco dicas fundamentais para você aderir, a fim de certificar que suas reuniões não tornem algo ineficiente na sua produção. Aderir a essas práticas irá ajudar diretamente em seu trabalho tornando-o mais efetivo e tirando a ideia de que Project é um bicho de sete cabeças para os participantes. 

1. ROTEIRO

Faça você mesmo e seus participantes um enorme favor – envie uma agenda com antecedência. A agenda não precisa ser completamente detalhada, ou sequer precisa ser uma versão final. Isso servirá para dois propósitos:

1º – Irá mostrar aos participantes que você está organizado e pronto;

2º – Está preparado com as informações necessárias para o encontro e preparado para responder as dúvidas sobre o assunto, se necessário.

2. PONTUALIDADE

Sempre seja o tipo de pessoa que começa suas reuniões no horário. Não desperdice o tempo de outras pessoas,iniciando as suas reuniões com 10 minutos de atraso – mesmo se você estiver à espera de outros para chegar. O resultado final será mau atendimento. Assim,cada vez que marcar uma reunião, os retardatários irão saber que você só iniciará a reunião 10 minutos após a hora programada de qualquer maneira. Essa atitude fará com que as pessoas não levem a sério o seu trabalho como um facilitador e fonte confiável de comunicação. Mesmo se você estiver à espera de um contribuinte crítico, comece na hora. Outra subdica importante é – não perca tempo valioso de todos, trazendo cada retardatário até a velocidade da reunião.Se uma ou duas peças fundamentais de informação precisa ser retransmitida, dê alguns minutos e, em seguida, atualize todo o grupo, mas faça de forma profissional e faça somente uma vez – não para cada novo retardatário.

3. ASSIDUIDADE

Este é um ponto importante. Nunca cancelar! Às vezes, você só tem cinco minutos de informação que você precisa transmitir ou talvez nada de novo está acontecendo durante um ponto específico do projeto. Mesmo assim, tenha a reunião para dizer “oi” e dar uma breve atualização ou revisão do processo. A partir do momento que você começara cancelar reuniões em uma base regular, as pessoas vão começar a considerar que as suas reuniões são flexíveis ou certamente não obrigatória. A presença vai cair assim como a relevância de sua reunião. Não vá por esse caminho!

 

4. TIMEISMONEY

Tão importante quanto começar na hora prevista – é acabar no horário também. Todo mundo entende uma reunião que dura mais do que o previsto. Mas tente não ser esse tipo de profissional. Se você ganhar essa reputação de ladrão de tempo, você vai perder participantes e, as pessoas vão acabar por estar somente de corpo presente – enquanto suas mentes estão em outro lugar (ânsia do almoço, preparando mentalmente para uma próxima reunião ou outro trabalho, ou apenas precisando de uma soneca).

5. FOCO

Permanecer no tópico irá ajudar a manter suas reuniões na duração prevista. Já assistimos diversas reuniões que se transformaram em conversas sobre amenidades, muitas vezes, pessoais como:”o que você fez no fim de semana?”. Você não precisa fazer uma reunião engessada sem assuntos amenos para quebrar o clima, mas não perca tempo falando sobre sua semana, sua vida, e seu cachorro. Seja conciso, o seu objetivo é informar a todos e não deixar ninguém sair de lá pronto para assumir suas próximas tarefas pensando que a sua reunião foi um completo desperdício de tempo.

MELHORES PRÁTICAS PARA REUNIÕES

Estas são todas as dicas lógicas para a realização de bons encontros. Mas muitos de nós precisamos ser lembradosde melhores práticas como estas, de tempos em tempos. E não é sempre que estamos desperdiçando tempo demais com as atitudes ruins em reuniões. Muitas vezes estamos apenas “permitindo” que estas coisas aconteçam através dos participantes. Então, não deixe que construam uma reputação ruim por conta de comportamentos irritantes.

Mais uma observação – não tente comprar os participantes com doces antes da reunião. O consumo de açúcar torna as pessoas sonolentas e desvaloriza completamente suas informações. Você está ali para executar um trabalho para dar continuidade ao mesmo, então valorize cada segundo e pessoa presente de fato. Agora enfrente de cabeça erguida a sua próxima reunião … e não se atrase!

Fonte: IDG Contributor Network

Via(tradução): Blog do Microsoft Project